Với vai trò là cơ quan tham mưu, đồng thời trực tiếp phụ trách nhiều nhiệm vụ trọng tâm trong Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trên địa bàn tỉnh, Sở Nội vụ đã chủ động tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, tăng cường kiểm tra, đôn đốc và trực tiếp hỗ trợ các cơ quan, đơn vị, địa phương. Những kết quả đạt được cho thấy cách làm chủ động, sát thực tiễn, lấy hiệu quả công việc làm thước đo, góp phần quan trọng đưa các mục tiêu của Kế hoạch số 132/KH-UBND ngày 02/4/2026 của UBND tỉnh hoàn thành đúng yêu cầu, tạo nền tảng cho quản lý, khai thác và sử dụng.

Đồng chí Giám đốc Sở Nội vụ kiểm tra tiến độ thực hiện Kế hoạch số 132/KH-UBND tại xã Phú Lương

Thực hiện Kế hoạch số 132/KH-UBND ngày 02/4/2026 của UBND tỉnh về triển khai Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên, Sở Nội vụ đã phát huy rõ vai trò cơ quan tham mưu và tổ chức thực hiện, chủ động phối hợp với các sở, ban, ngành, địa phương để cụ thể hóa các nhiệm vụ được giao thành những phần việc cụ thể, có tiến độ, có kiểm tra và có kết quả đầu ra.

Điểm nổi bật trong quá trình triển khai là Sở Nội vụ không chỉ dừng ở việc tham mưu ban hành văn bản mà đã trực tiếp tham gia tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra và tháo gỡ khó khăn cho cơ sở. Ngay từ đầu chiến dịch, Sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan liên quan tham mưu UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 132/KH-UBND, quyết định thành lập Tổ Công tác tham mưu chỉ đạo, tổ chức thực hiện Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên; đồng thời tham mưu nhiều văn bản nhằm đẩy nhanh tiến độ, thống nhất cách thức triển khai trên toàn tỉnh.

Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện số hóa theo quy định

Với tinh thần chủ động, bám sát nhiệm vụ và tiến độ, Sở Nội vụ đã ban hành trên 65 văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra, thông báo kết quả và hướng dẫn các nội dung liên quan đến chỉnh lý, số hóa tài liệu, lập danh mục cơ sở dữ liệu, cập nhật hồ sơ điện tử, quản lý tài liệu số và thực hiện các nhiệm vụ của Kế hoạch số 132/KH-UBND. Đây là khối lượng công việc lớn, thể hiện vai trò đầu mối tham mưu và điều phối của Sở trong việc đưa chủ trương, kế hoạch của tỉnh đi vào thực tiễn.

Đặc biệt, Sở Nội vụ đã chú trọng xây dựng cơ chế hướng dẫn thống nhất, giúp các cơ quan, đơn vị không lúng túng trong quá trình thực hiện. Các nội dung chuyên môn về chỉnh lý tài liệu giấy, lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa, cập nhật danh mục hồ sơ, văn bản, tài liệu điện tử vào hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh được hướng dẫn cụ thể. Qua đó, nhiệm vụ số hóa được triển khai theo đúng quy trình nghiệp vụ, hạn chế tình trạng số hóa dàn trải, thiếu trọng tâm hoặc không bảo đảm giá trị khai thác về sau.

Một dấu ấn quan trọng khác là công tác tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ được Sở Nội vụ triển khai theo hướng rộng khắp, trực tiếp và thực chất. Sở đã tổ chức 02 hội nghị trực tuyến với hơn 100 điểm cầu, khoảng hơn 1.000 người tham dự là lãnh đạo các sở, ban, ngành, UBND xã, phường và công chức tham mưu thực hiện Kế hoạch. Trong đó, hội nghị ngày 13/4/2026 được kết nối từ Sở Nội vụ tới 92 điểm cầu tại 92 xã, phường, tập trung hướng dẫn chỉnh lý tài liệu, lựa chọn tài liệu lưu trữ số hóa, cập nhật hồ sơ điện tử và văn bản, tài liệu điện tử vào hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Thái Nguyên.

Đáng chú ý, phương thức hỗ trợ của Sở Nội vụ được triển khai theo hướng “đến tận nơi, hướng dẫn tận việc”. Sở đã mở phòng Zoom, bố trí công chức có chuyên môn trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ cho hơn 100 điểm cầu mỗi ngày trong thời gian cao điểm của chiến dịch (từ ngày 07/6/2026 đến 12/6/2026). Có 30 cơ quan, tổ chức, đơn vị chủ động đề nghị Sở Nội vụ hướng dẫn nghiệp vụ cập nhật hồ sơ điện tử, chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở đó, Sở phân công công chức chuyên môn trực tiếp đến các cơ quan, đơn vị để hướng dẫn theo hình thức “cầm tay chỉ việc”.

Cách làm này cho thấy sự chuyển biến rõ nét trong phương thức thực hiện nhiệm vụ của cơ quan quản lý nhà nước: Từ hướng dẫn chung sang hỗ trợ trực tiếp, từ yêu cầu tiến độ sang đồng hành giải quyết từng vướng mắc cụ thể. Trong suốt thời gian triển khai Kế hoạch, phòng chuyên môn của Sở Nội vụ duy trì lực lượng thường trực để giải đáp, hướng dẫn qua điện thoại, Zalo, UltraViewer và nhiều hình thức phù hợp khác, tập trung vào các nghiệp vụ cập nhật hồ sơ, cập nhật văn bản điện tử, chỉnh lý tài liệu và lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ để số hóa…

Song song với công tác hướng dẫn, Sở Nội vụ đặc biệt coi trọng kiểm tra, giám sát và nắm chắc tình hình thực hiện tại cơ sở. Từ khi triển khai chiến dịch, Sở đã lồng ghép kiểm tra thực hiện Chiến dịch 100 ngày với các đoàn kiểm tra công vụ, kiểm tra cải cách hành chính năm 2026 tại 23 cơ quan, tổ chức, đơn vị. Đồng thời, Tổ công tác của Sở Nội vụ phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ trực tiếp làm việc, nắm tiến độ, kết quả thực hiện tại 14 cơ quan, đơn vị.

Đặc biệt, trong thời gian từ ngày 01/6/2026 đến ngày 04/6/2026, Sở Nội vụ phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Nông nghiệp và Môi trường tổ chức 06 đoàn kiểm tra kết quả thực hiện Kế hoạch tại 92 UBND xã, phường. Việc kiểm tra được triển khai đồng loạt, giúp đánh giá thực chất tiến độ, kịp thời phát hiện những khó khăn, bất cập và hướng dẫn cơ sở hoàn thành nhiệm vụ theo yêu cầu.

Từ công tác tham mưu, hướng dẫn và kiểm tra sát sao, kết quả số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã có chuyển biến rõ rệt. Đến thời điểm tổng kết, 100% cơ quan, tổ chức, đơn vị đã hoàn thành việc chỉnh lý, lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ có tần suất sử dụng cao từ năm 2015 trở về trước để thực hiện số hóa. Tổng khối lượng tài liệu được lựa chọn và số hóa là 1.592,1 mét tài liệu lưu trữ có tần suất cao, phục vụ công tác lãnh đạo, điều hành, tương ứng 8.530.522 trang A4; trong đó các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh số hóa 6.378.559 trang, UBND các xã, phường số hóa 2.151.963 trang. 113/113 cơ quan, tổ chức, đơn vị hoàn thành 100% mục tiêu số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ năm 2015 trở về trước.

Đây không chỉ là kết quả về mặt số lượng mà còn có ý nghĩa quan trọng đối với quá trình hiện đại hóa nền hành chính. Việc số hóa có trọng tâm đối với các tài liệu có tần suất sử dụng cao giúp chuyển đổi nguồn tài liệu giấy thành nguồn dữ liệu điện tử có khả năng khai thác, tra cứu nhanh chóng, phục vụ trực tiếp hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc. Qua đó, góp phần giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy, nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu và tạo nền tảng cho xây dựng môi trường làm việc số.

Cùng với số hóa tài liệu lưu trữ, việc cập nhật, chuẩn hóa và tạo lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành cũng đạt kết quả nổi bật. Có 117.608 hồ sơ điện tử được lập, cập nhật theo Danh mục hồ sơ; trong đó 104.971 hồ sơ đã được cập nhật văn bản, tài liệu điện tử. Đối với giai đoạn từ tháng 8/2023 đến năm 2025, số hồ sơ điện tử hoàn thành cập nhật văn bản là 43.804 hồ sơ, đạt tỷ lệ 100%. Đáng chú ý, 113/113 cơ quan, tổ chức, đơn vị hoàn thành 100% mục tiêu cập nhật văn bản, tài liệu, tạo lập hồ sơ điện tử từ năm 2023-2025 theo Kế hoạch số 132/KH-UBND.

Một nhiệm vụ có khối lượng lớn được triển khai trong chiến dịch là phân loại, sắp xếp, chỉnh lý tài liệu giấy tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Tổng số tài liệu giấy đã được phân loại, sắp xếp, chỉnh lý là 30.889,2 mét, đạt 100%. Trong đó, 5.977 mét tài liệu từ năm 2015 trở về trước đã được rà soát, chỉnh lý; khoảng 24.912,3 mét tài liệu tồn đọng từ năm 2016 đến ngày 30/6/2025 được sắp xếp, phân loại theo nhóm, lĩnh vực công tác.

Trong bối cảnh tổ chức bộ máy được sắp xếp, khối lượng tài liệu chuyển giao, tiếp nhận rất lớn, kết quả này càng cho thấy nỗ lực của các cơ quan, đơn vị và vai trò tham mưu, hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ. Đặc biệt, khoảng 18.948 mét tài liệu của 17 UBND cấp huyện và các cơ quan chuyên môn cấp huyện kết thúc hoạt động đã được chuyển giao về Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để tiếp tục quản lý, chỉnh lý, phân loại và bảo quản theo quy định.

Không chỉ tập trung vào nhiệm vụ số hóa, Sở Nội vụ còn chú trọng tạo lập nền tảng để dữ liệu số được quản lý, khai thác và sử dụng lâu dài. Sở đã tham mưu bổ sung chức năng “Lưu trữ hiện hành” trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, nhằm quản lý, thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số theo quy định, đồng thời bảo đảm việc bảo quản, cập nhật, tích hợp, kết nối và nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số có thời hạn vĩnh viễn vào Kho Lưu trữ tài liệu của tỉnh.

Các đồng chí Giáo viên thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ thực hiện số hóa

Một kết quả đáng ghi nhận khác là công tác huy động lực lượng để thực hiện chiến dịch. Theo tham mưu của Sở Nội vụ và sự phối hợp của các cơ quan liên quan, hơn 4.200 lượt người đã được huy động hỗ trợ các cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện nhiệm vụ; trong đó có công chức, viên chức, giáo viên và lực lượng vũ trang địa phương. Việc huy động lực lượng rộng rãi đã góp phần giải quyết khối lượng công việc rất lớn trong thời gian ngắn, đồng thời thể hiện tinh thần phối hợp, trách nhiệm của cả hệ thống chính trị đối với nhiệm vụ chuyển đổi số.

Bên cạnh việc tổ chức thực hiện, Sở Nội vụ còn quan tâm đến công tác động viên, khích lệ các tập thể, cá nhân có thành tích. Sở đã ban hành hướng dẫn khen thưởng trong thực hiện Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu; tổng hợp hồ sơ, tham mưu Hội đồng Thi đua - Khen thưởng trình UBND tỉnh tặng Bằng khen cho 09 tập thể và 15 cá nhân có thành tích xuất sắc. Đây là giải pháp có ý nghĩa trong việc ghi nhận đóng góp, tạo động lực và lan tỏa tinh thần trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số.

Nhìn tổng thể, kết quả thực hiện Kế hoạch số 132/KH-UBND của UBND tỉnh cho thấy vai trò tham mưu và tổ chức thực hiện của Sở Nội vụ được thể hiện khá toàn diện, từ tham mưu chính sách, xây dựng kế hoạch, hướng dẫn nghiệp vụ, đào tạo, hỗ trợ trực tiếp, kiểm tra, giám sát đến tổng hợp kết quả và tham mưu khen thưởng. Cách triển khai của Sở đã góp phần quan trọng đưa nhiệm vụ từ yêu cầu trên văn bản thành những kết quả cụ thể, đo đếm được tại từng cơ quan, đơn vị, địa phương.

Đặc biệt, trong quá trình thực hiện, Sở Nội vụ đã xác định rõ những khó khăn mang tính nền tảng để tiếp tục tham mưu giải pháp trong thời gian tới. Đó là khối lượng tài liệu tồn đọng sau sắp xếp tổ chức bộ máy còn lớn; đội ngũ có chuyên môn sâu về văn thư, lưu trữ còn hạn chế; nhân lực công nghệ thông tin tại một số cơ quan, đơn vị chưa đáp ứng yêu cầu; hạ tầng và kinh phí phục vụ chỉnh lý, số hóa còn khó khăn…

Từ thực tiễn đó, thời gian tới, Sở Nội vụ tiếp tục tăng cường kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoàn thiện các nghiệp vụ lưu trữ; tập trung chỉnh lý tài liệu, chuẩn hóa tài liệu đã số hóa, quản lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ số theo quy định. Các cơ quan, đơn vị có khối lượng tài liệu lớn tiếp tục bố trí nguồn lực, phân công nhiệm vụ cụ thể để hoàn thiện quy trình chỉnh lý tài liệu theo hướng khoa học, thống nhất và hiệu quả.

Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu đã tạo ra những kết quả rõ nét, trong đó nổi bật là việc hoàn thành 100% mục tiêu số hóa tài liệu lưu trữ được lựa chọn, cập nhật và chuẩn hóa hồ sơ điện tử, đồng thời từng bước hình thành phương thức quản lý, khai thác tài liệu trên môi trường số. Những con số như 8,53 triệu trang tài liệu được số hóa, 117.608 hồ sơ điện tử được lập và cập nhật, 30.889,2 mét tài liệu giấy được phân loại, sắp xếp, chỉnh lý và 113/113 cơ quan, tổ chức, đơn vị hoàn thành các mục tiêu chủ yếu là minh chứng rõ nét cho hiệu quả của chiến dịch.

Đằng sau những kết quả đó là sự chủ động, trách nhiệm và quyết liệt trong công tác tham mưu, hướng dẫn và tổ chức thực hiện của Sở Nội vụ. Với vai trò cơ quan tham mưu về công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ, Sở đã phát huy tốt vai trò đầu mối, kịp thời cụ thể hóa nhiệm vụ, sát cơ sở, sát tiến độ, trực tiếp tháo gỡ khó khăn và thúc đẩy các cơ quan, đơn vị cùng vào cuộc. Kết quả của Chiến dịch 100 ngày không chỉ góp phần hoàn thành các mục tiêu trước mắt của Kế hoạch số 132/KH-UBND mà còn tạo nền tảng quan trọng để tỉnh tiếp tục xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, dựa trên dữ liệu; nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và đẩy mạnh cải cách hành chính, chuyển đổi số trong giai đoạn mới./.

Duy Linh