Danh mục hồ sơ có tác dụng, ý nghĩa rất quan trọng, giúp quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức thông qua hồ sơ công việc; giúp cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý được toàn bộ hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, số lượng hồ sơ dự kiến hình thành trong một năm công tác và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học; là căn cứ để chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại cơ quan, tổ chức, đơn vị; là cơ sở để mỗi cán bộ, công chức, viên chức chủ động thực hiện lập hồ sơ, góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ hiện hành theo thời hạn quy định. Ngoài ra, Danh mục hồ sơ còn là căn cứ để thu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, đơn vị; phục vụ hoạt động thống kê, hệ thống hóa, lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ, bảo quản và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định. Chính vì vậy, sau sáp nhập tỉnh, Sở Nội vụ đã ban hành một số văn bản hướng dẫn, đôn đốc xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ, đồng thời hướng dẫn trực tiếp trong các hội nghị hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, các cuộc kiểm tra tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

Hình ảnh các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ của Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên được cập nhật trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phục vụ lập hồ sơ điện tử

Tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan, tổ chức, đơn vị chưa thật sự quan tâm, dẫn đến chưa thực hiện quy định của pháp luật về ban hành Danh mục hồ sơ, không ban hành hoặc có ban hành Danh mục hồ sơ nhưng một số nội dung chưa bảo đảm quy định như: căn cứ để ban hành Quyết định về Danh mục hồ sơ còn căn cứ vào văn bản quy phạm pháp luật đã hết hiệu lực thi hành (Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ...); tiêu đề một số hồ sơ chưa chính xác, sơ sài, không đầy đủ thông tin, viết chung chung thiếu năm công tác, nhiệm vụ công việc cụ thể; Danh mục hồ sơ không phản ánh đúng, đủ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị (thiếu nhóm tài liệu hành chính, tổng hợp như tài liệu về kế hoạch, báo cáo công tác; tài liệu thi đua, khen thưởng; tài liệu văn thư, lưu trữ; tài liệu tài chính, kế toán…); xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu chưa đúng theo quy định của bộ, ngành trung ương đã quy định; thông tin tại cột người lập hồ sơ không ghi cụ thể tên người lập hồ sơ mà ghi tên gọi của phòng/đơn vị chuyên môn hoặc ghi chức danh, vị trí việc làm của cán bộ, công chức, viên chức; một hồ sơ bao gồm tài liệu có nhiều thời hạn lưu trữ khác nhau … gây khó khăn trong thực hiện lập hồ sơ, quản lý, giao nộp, bảo quản và huỷ tài liệu lưu trữ theo quy định.

Để việc xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, đơn vị được đầy đủ, khoa học, đúng quy định của pháp luật và phục vụ cán bộ, công chức, viên chức thực hiện lập hồ sơ, đặc biệt là lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (Hệ thống QLVB); nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức, đơn vị theo quy định của pháp luật cần sự chung tay của các cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Thứ nhất, cơ quan thực hiện chức năng tham mưu quản lý nhà nước (Sở Nội vụ, Phòng Văn hoá - Xã hội thuộc UBND các xã, phường):

- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến, quán triệt Luật Lưu trữ năm 2024 và các quy định, hướng dẫn của trung ương, chỉ đạo của UBND tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là Nghị định số 31/2025/NĐ-CP ngày 21/01/2026 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ (trong đó, đặc biệt nhấn mạnh nội dung xử phạt hành vi vi phạm quy định về không lập hồ sơ đối với công việc đã giải quyết xong; hành vi không nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành không đáp ứng các yêu cầu theo quy định của pháp luật). Tiếp tục tham mưu cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, tổ chức triển khai thực hiện quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện kiểm tra, hướng dẫn để bảo đảm việc xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa bàn tỉnh đi vào nền nếp, thống nhất, đúng quy định pháp luật. Nghiên cứu, xây dựng mẫu Danh mục hồ sơ giúp các cơ quan, tổ chức, đơn vị vận dụng để xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ bảo đảm theo quy định.

- Tăng cường tổ chức kiểm tra việc chấp hành pháp luật về công tác lưu trữ để nắm tình hình thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức, đơn vị và Lưu trữ lịch sử tỉnh; tham mưu hoặc xử lý theo thẩm quyền các hành vi vi phạm (hành vi hủy hoại, làm mất hoặc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành không đáp ứng yêu cầu...) theo quy định của pháp luật.

Thứ hai, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cần tiếp tục quan tâm thực hiện một số nội dung sau:

- Chỉ đạo Văn phòng (Phòng Tổ chức - Hành chính) tham mưu tổ chức triển khai thực hiện quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; hằng năm, ngay từ đầu năm (trước ngày 10/01), chủ động tham mưu xây dựng, trình ban hành Danh mục hồ sơ theo quy định tại Điều 28 và Mục I, II Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, bảo đảm Danh mục hồ sơ phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, để cán bộ, công chức, viên chức thực hiện lập hồ sơ công việc trong thực thi nhiệm vụ (bao gồm hồ sơ, tài liệu giấy nếu hồ sơ yêu cầu ban hành văn bản, tài liệu giấy và lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống QLVB). Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, viên chức thực hiện lập, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo thời hạn quy định; kịp thời xem xét, đề xuất biểu dương, khen thưởng những tập thể, cá nhân thực hiện tốt để động viên, khích lệ, nhân rộng gương điển hình tiên tiến trong cơ quan, tổ chức, đơn vị, đồng thời phê bình những tập thể, cá nhân không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy định của pháp luật về lập hồ sơ công việc đối với những nhiệm vụ được giao xử lý, giải quyết. Tham mưu, đề xuất Thủ trưởng cơ quan, tổ chức bố trí diện tích kho lưu trữ, trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết, phương tiện bảo đảm phục vụ hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.

- Chỉ đạo Thủ trưởng cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý, tổ chức thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về ban hành Danh mục hồ sơ hằng năm.

- Yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức thực hiện lập hồ sơ công việc, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, đơn vị theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 17 Luật Lưu trữ năm 2024, khoản 3 Điều 31 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, theo đó cán bộ, công chức, viên chức được giao xử lý công việc có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, đơn vị đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định (tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc). Trong quá trình xử lý công việc, những nhiệm vụ phát sinh không có trong Danh mục hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin như: tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn lưu trữ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu; chủ động thực hiện cập nhật các hồ sơ phát sinh trên Hệ thống QLVB.

- Xem xét đưa hoạt động lập, giao nộp hồ sơ công việc thành một trong các tiêu chí đánh giá, xếp loại chất lượng hằng năm đối với cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, đơn vị, từng bước đưa hoạt động lập và nộp hồ sơ đi vào nề nếp, bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư.

Hồ sơ tạo lập trong quá trình xử lý công việc của cán bộ, công chức, viên chức cung cấp thông tin tin cậy, có giá trị pháp lý, làm cơ sở vững chắc cho các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị; hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc diện thu nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có ý nghĩa chính trị, văn hóa, kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh... rất lớn, là thành phần tài liệu lưu trữ quan trọng thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Để quản lý khoa học, chặt chẽ toàn bộ tài liệu theo vòng đời hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức qua mỗi thời kỳ cần có sự vào cuộc, chung tay của các cấp, các ngành, các cơ quan, tổ chức, đơn vị, đặc biệt là sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị nhằm triển khai thực hiện hiệu quả, đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh