Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực, tài liệu lưu trữ số hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức có giá trị pháp lý đã trở thành nguồn thông tin chủ yếu, nguồn tài liệu đáng tin cậy trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch, quy hoạch, Báo cáo tổng kết... và phục vụ các nhu cầu tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và toàn xã hội. Từ văn bản điện tử, hồ sơ công việc trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, dữ liệu chuyên ngành đến các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành theo quy định, có giá trị phục vụ công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết thủ tục hành chính. Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử không chỉ là yêu cầu về giải pháp kỹ thuật mà còn là nhiệm vụ quan trọng, thẩm quyền, trách nhiệm của Thủ trưởng mỗi cơ quan, tổ chức nhằm bảo đảm tính liên tục, an toàn và minh bạch trong hoạt động của bộ máy hành chính.

Luật Lưu trữ năm 2024 đã tạo bước chuyển quan trọng khi có nhiều quy định về quản lý, lưu trữ và bảo quản tài liệu lưu trữ số, phù hợp với xu hướng phát triển của chính quyền số và chuyển đổi số quốc gia. Đây là cơ sở pháp lý để các cơ quan, tổ chức, từng bước thay đổi phương thức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ truyền thống sang môi trường số. Khác với tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ số không chịu tác động của thời gian theo cách thông thường nhưng lại tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro như mất dữ liệu do sự cố thiết bị, kỹ thuật, lỗi phần mềm, tấn công mạng, nhiễm mã độc hoặc thao tác nhầm trong quá trình khai thác, sử dụng... Nếu không có giải pháp bảo quản theo yêu cầu quy định, phù hợp với tình hình thực tế, tài liệu lưu trữ số có thể bị thay đổi nội dung, mất tính toàn vẹn hoặc không còn khả năng truy cập sau một thời gian lưu trữ.

Theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024, việc bảo quản tài liệu lưu trữ số phải bảo đảm duy trì tính xác thực, tính toàn vẹn, khả năng truy cập và khả năng sử dụng của tài liệu trong suốt quá trình lưu trữ. Điều này đồng nghĩa với việc cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ số phải được quản lý bằng các hệ thống đáp ứng yêu cầu về an ninh mạng, có cơ chế, quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu định kỳ và bảo vệ trước các nguy cơ mất, chuyển giao, hủy... hoặc xâm nhập trái phép.

Để thực hiện các quy định của pháp luật về bảo quản tài liệu lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ các cơ quan, tổ chức, đơn vị cần quan tâm chú trọng thực hiện một số nội dung sau:

Thứ nhất, quản lý hồ sơ điện tử ngay từ khi hình thành (văn bản điện tử được tạo lập theo một quy trình khép kín: xử lý, khởi tạo, trình ký, ký số của người có thẩm quyền, ký số của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành). Văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình giải quyết công việc và những văn bản, tài liệu điện tử có liên quan phát sinh trong quá trình giải quyết công việc phải lập hồ sơ đầy đủ, cập nhật đúng quy trình và lưu trữ trên Hệ thống quản lý văn bản, và điều hành hoặc Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định.

Thứ hai, bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ: các hệ thống lưu trữ cần được kiểm tra, sao lưu định kỳ được lưu trữ trên phương tiện lưu trữ độc lập áp dụng các giải pháp bảo mật, phân quyền truy cập và kiểm soát chặt chẽ việc tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.

Thứ ba, duy trì khả năng khai thác lâu dài: cùng với sự phát triển của công nghệ, nhiều định dạng tệp hoặc phần mềm có thể không còn được hỗ trợ trong tương lai. Vì vậy, cơ quan quản lý cần có kế hoạch chuyển đổi định dạng, cập nhật hệ thống và bảo đảm tài liệu được truy cập, nghiên cứu, sử dụng trong suốt thời gian lưu trữ.

Thứ tư, nâng cao trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức: Mỗi cá nhân trong quá trình được giao xử lý, giải quyết công việc cần thực hiện đúng quy định về lập hồ sơ điện tử, cập nhật đầy đủ, chính xác số lượng văn bản, tài liệu điện tử, thành phần theo quá trình diễn biến công việc, không tự ý chỉnh sửa, xóa nội dung văn bản, tài liệu điện tử hoặc phát tán tài liệu trái quy định; đồng thời, nâng cao nhận thức, trách nhiệm cá nhân về bảo mật thông tin và an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Đối với mỗi cơ quan, tổ chức thực hiện tốt hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ số mang lại nhiều lợi ích thiết thực như: Hồ sơ được quản lý khoa học, phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của đơn vị (phòng chuyên môn), của cơ quan, tổ chức; hỗ trợ lãnh đạo cơ quan, tổ chức quản lý, chỉ đạo, triển khai thực hiện nhiệm vụ bằng hồ sơ công việc; giảm thời gian tìm kiếm tài liệu, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, phục vụ kịp thời công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và cải cách hành chính...; thuận lợi đối với việc thu nộp tài liệu lưu trữ số có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được chuẩn hóa, bảo quản an toàn, bảo mật và sẵn sàng tích hợp, kết nối, chia sẻ theo quy định.

Để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu của Luật Lưu trữ năm 2024 về hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ số nhằm thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số: thu nộp, phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu, hủy tài liệu... đặc biệt là hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4, góp phần tạo lập môi trường làm việc số an toàn, luôn sẵn sàng phục vụ người dân, doanh nghiệp và đóng góp vào sự phát triển bền vững của chính quyền địa phương trong kỷ nguyên số./.

                                                                                                                                                                                                                            Nguyễn Hường