Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ các cơ quan, tổ chức đã sản sinh ra rất nhiều văn bản, tài liệu. Đây là những minh chứng quan trọng được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết góp phần quan trọng bảo đảm thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý đồng thời là nơi cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy để phục vụ cho các mục đích khác nhau của đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức.

Để tài liệu lưu trữ thực sự là nguồn tư liệu quý giá, phục vụ đắc lực cho các mục đích khác nhau của đời sống xã hội thì các cơ quan, tổ chức phải xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ để cán bộ, công chức, viên chức làm cơ sở lập hồ sơ công việc giấy và lập hồ sơ điện tử trên hệ thống. Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống những hồ sơ dự kiến lập trong năm của cơ quan, tổ chức. Việc lập Danh mục hồ sơ có tác dụng và ý nghĩa trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ; giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học; là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; là cơ sở để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả.

Như vậy, việc lập Danh mục hồ sơ hằng năm mang lại nhiều ý nghĩa tác dụng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức. Có thể nói nếu không có Danh mục hồ sơ thì việc quản lý công việc và những hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc của Lãnh đạo cơ quan sẽ bị rất nhiều hạn chế. Nếu thiếu Danh mục hồ sơ thì việc lập hồ sơ không thuận lợi, chất lượng hồ sơ không cao, cũng như việc hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ, xác định nguồn tài liệu sẽ khó thực hiện hơn rất nhiều. Từ đó, nhận thấy việc xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ là quy định của pháp luật và rất cần thiết đối với mỗi cơ quan, tổ chức.

Đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên, qua kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và báo cáo thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2020 đến năm 2022 cho thấy nhiều cơ quan, tổ chức chưa kịp thời ban hành Danh mục hồ sơ hằng năm, một số cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ chưa đúng quy định theo Nghị định số số 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư …. và các văn bản hướng dẫn của Sở Nội vụ. Do đó, nhiều cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chưa thực hiện việc lập hồ sơ công việc (hồ sơ giấy đối với hồ sơ phải ban hành văn bản, tài liệu giấy và hồ sơ điện tử) hoặc có lập nhưng chất lượng hồ sơ chưa đúng quy trình và Danh mục hồ sơ do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ban hành dẫn đến tình trạng văn bản, tài liệu điện tử thực hiện lưu theo dõi, lưu văn bản đi, văn bản đến, tài liệu giấy để xé lẻ hồ sơ, không có hồ sơ công việc và tồn đọng, tích đống phổ biến.

Để thực hiện đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và tạo sự thống nhất, đồng bộ trong việc triển khai, tổ chức thực hiện lập Danh mục hồ sơ, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc, trong quá trình lập Danh mục hồ sơ các cơ quan, tổ chức cần chú ý một số nội dung sau:

1. Xác định thời hạn bảo quản

 - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ cần căn cứ vào thông tư quy định thời hạn bảo quản tài liệu, các thông tư quy định về thời hạn bảo quản tài liệu của các bộ, ngành liên quan để xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ như ngành Tài chính thực hiện theo Điều 41 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu kế toán Luật Kế toán năm 2015; Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính, Thông tư số 53/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017 của Bộ Y tế quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Y tế, ngành Thể dục thể thao thực hiện theo Quyết định số 1725/QĐ-TCTDTT ngày 18/12/2018 của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành quy định Bảng Danh mục hồ sơ, tài liệu và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thể dục thể thao… ngành Khoa học và Công nghệ thực hiện theo quy định Thông tư số 19/2019/TT-BKHCN ngày 10/12/2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành khoa học và công nghệ… và theo đề nghị của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Phòng Hành chính - Tổ chức.

- Khi xác định thời hạn bảo quản các hồ sơ, tài liệu không được quy định thấp hơn mức thời hạn bảo quản của cơ quan chủ quản quy định.

2. Tiêu đề hồ sơ

Đối với những hồ sơ có tiêu đề Hội nghị tổng kết năm, sơ kết 6 tháng, tháng, quý; kế hoạch, báo cáo… dài hạn, hằng năm, 6 tháng, 9 tháng, quý, tháng có thời hạn bảo quản khác nhau, thực hiện đánh số hồ sơ khác nhau để bảo đảm việc lập hồ sơ điện tử đúng quy định. Ví dụ: khi xây dựng Danh mục hồ sơ thực hiện đánh số những hồ sơ có tiêu đề giống nhau nhưng khác thời hạn bảo quản như sau:

3. Người lập hồ sơ

Người lập hồ sơ ghi rõ họ và tên cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (không ghi đơn vị lập hồ sơ). Việc ghi rõ tên người lập hồ sơ để cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

4. Các nhóm hồ sơ, tài liệu

Ngoài các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn được giao của từng ngành, lĩnh vực, trong Danh mục hồ sơ của các cơ quan, tổ chức phải có nhóm hồ sơ, tài liệu của tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội (Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh).

5. Đánh số hồ sơ trong Danh mục hồ sơ

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách: số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01. Tuy nhiên, để bảo đảm tạo lập Danh mục hồ sơ trên Hệ thống, thuận tiện cho việc lập những hồ sơ phát sinh của các đơn vị, cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức nên đánh số hồ sơ liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

Danh mục hồ sơ đóng vai trò rất quan trọng và thiết thực trong công tác lập hồ sơ. Vì vậy, để Danh mục hồ sơ phát huy tác dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức thực hiện được dễ dàng, khi xây dựng cần nghiên cứu kỹ, làm dần từng bước, tránh làm qua loa, đại khái, hình thức. Qua từng năm đều có rút kinh nghiệm để điều chỉnh, bổ sung Danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn./.

Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên